วิธีบริหารเวลาอย่างมืออาชีพ จัดระเบียบเวลา จัดระเบียบชีวิต
- Anoma Hyperworkth
- 3 วันที่ผ่านมา
- ยาว 2 นาที
วิธีการบริหารเวลาอย่างมืออาชีพ จัดระเบียบเวลา จัดระเบียบชีวิต
"ไม่มีเวลา" คือคำที่คนทำงานทุกยุคทุกสมัยพูดซ้ำกันมากที่สุด และก็เป็นความรู้สึกที่คุ้นเคยกันดีสำหรับคนทำธุรกิจ พนักงานออฟฟิศ Freelancer หรือแม้แต่คนที่ทำงานจาก Home Office เราต่างรู้สึกว่าวันหนึ่งมี 24 ชั่วโมงนั้น "ไม่พอ" กันทั้งนั้น
แต่ความจริงก็คือ ทุกคนได้รับเวลาเท่ากันในแต่ละวัน ความแตกต่างอยู่ที่ว่าแต่ละคน "เลือกจะทำอะไร" กับเวลานั้น งานวิจัยพบว่าคนทำงานใช้เวลาเฉลี่ยเกือบ 28% ของวันทำงานไปกับการอ่านและตอบ Email เพียงอย่างเดียว โดยที่หลายครั้งสิ่งเหล่านั้นไม่ได้สร้างผลลัพธ์ที่ทำให้เกิดการพัฒนา
บทความนี้ไม่ได้จะบอกให้คุณทำงานหนักขึ้น แต่จะชวนให้คุณ "ทำงานอย่างชาญฉลาดขึ้น" โดยเริ่มจากการเข้าใจว่า การบริหารเวลาที่ดีนั้นเป็นทักษะที่ฝึกได้ ไม่ใช่พรสวรรค์ที่ติดตัวมาแต่เกิด
ทำไมการบริหารเวลาถึงสำคัญกว่าที่คิด
หลายคนมองว่าการบริหารเวลาเป็นแค่เรื่องของ "การจัดตารางงาน" แต่จริง ๆ แล้วมันส่งผลกระทบต่อชีวิตในแทบทุกมิติ
เมื่อเราไม่ได้บริหารเวลาดีพอ สิ่งที่เกิดขึ้นไม่ใช่แค่งานไม่เสร็จทันกำหนด แต่รวมถึงความเครียดที่สะสม ความสัมพันธ์กับคนรอบข้างที่แย่ลง สุขภาพที่ถูกละเลย และที่สำคัญคือความรู้สึกว่า "ชีวิตกำลังผ่านไปโดยไม่ได้ทำอะไรที่มีความหมาย"
ในทางกลับกัน คนที่บริหารเวลาได้ดีมักจะมีทั้งผลลัพธ์ในการทำงานที่ดีขึ้น และยังมีเวลาให้กับครอบครัว สุขภาพ และสิ่งที่ตัวเองรักได้ด้วย ซึ่งนี่คือสิ่งที่เราเรียกว่า Work-Life Balance ที่แท้จริง
หลักการสำคัญในการบริหารเวลา
ทำความรู้จักตัวเอง
ก่อนจะเริ่มวางแผนอะไร ให้ลองสังเกตตัวเองก่อนว่าในแต่ละวันเราใช้เวลาไปกับอะไรบ้าง วิธีง่าย ๆ คือลอง Track เวลาของตัวเองสัก 3-5 วัน จะใช้แอพหรือจดในกระดาษก็ได้ เพื่อให้เห็นภาพรวมว่าเวลาจริง ๆ หมดไปกับอะไร
หลายคนที่ลองทำแบบนี้มักตกใจว่า เวลาที่คิดว่า "ทำงาน" อยู่จริง ๆ นั้น มีส่วนที่เสียไปกับการเช็ก Social Media การประชุมที่ไม่มี Agenda ชัดเจน หรือการทำงานที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญมากกว่าที่คิด
แยกแยะประเภทงานให้ชัดเจน
หนึ่งในกับดักที่พบบ่อยที่สุดคือการสับสนระหว่าง "เร่งด่วน" กับ "สำคัญ" ซึ่งเป็นคนละเรื่องกันโดยสิ้นเชิง ทฤษฎี Eisenhower Matrix จึงเป็น Framework ที่สามารถช่วยแบ่งงานออกเป็น 4 ประเภท
งานสำคัญและเร่งด่วน ทำทันที เช่น ปัญหาเฉพาะหน้าที่กระทบ Client โดยตรง
งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน วางแผนและลงมือทำ เช่น การพัฒนาทักษะ การวางกลยุทธ์ระยะยาว
งานเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ มอบหมายให้คนอื่น เช่น Email ทั่วไป การประชุมที่ไม่ต้องใช้ตัวเองจริง ๆ
งานไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน ตัดออก เช่น การดู Content ที่ไม่เกี่ยวกับงานระหว่างเวลาทำงาน
คนที่มีความกระตือรือร้นสูงมักใช้เวลาส่วนใหญ่อยู่ใน "งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน" เพราะนั่นคือสิ่งที่สร้างผลลัพธ์ระยะยาวได้จริง
นอกจากการแยกประเภทงานแล้ว สิ่งที่คอยดึงพลังงานออกไปทีละนิดโดยที่เราแทบไม่รู้ตัวก็เป็นเรื่องที่ต้องจัดการด้วย ไม่ว่าจะเป็นการเช็กแจ้งเตือน ทุก 5-10 นาที การประชุมที่ไม่มีเวลาสิ้นสุดชัดเจน หรือบางคนที่ยึดติดกับความสมบูรณ์แบบที่ทำให้เสียเวลากับงานที่ควรจะเสร็จแล้วมากจนเกินไป ลองฝึก "80/20 Mindset" คือรู้ว่างานบางอย่างแค่ 80% ก็เพียงพอ ไม่จำเป็นต้อง Perfect ทุกชิ้น
ตั้ง Priority ให้ชัด ด้วย 3 สิ่งสำคัญ
แทนที่จะเขียน To-do List ยาวเหยียดจนอ่านแล้วท้อ ให้ลองถามตัวเองทุกเช้าว่า "ถ้าวันนี้ทำได้แค่ 3 อย่าง อะไรที่จะทำให้รู้สึกว่าวันนี้ประสบความสำเร็จ" แล้วโฟกัสกับ 3 อย่างนั้นก่อนเสมอ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะมี List 20 รายการที่ส่วนใหญ่ไม่ได้ทำ อาจเปลี่ยนเป็น
ส่ง Proposal ให้ลูกค้า
ประชุม Kickoff โปรเจกต์ใหม่
เขียน Content สำหรับสัปดาห์หน้าให้เสร็จ
เมื่อทำ 3 อย่างนี้เสร็จแล้วค่อยดูว่ามีเวลาเหลือสำหรับอะไรอื่นอีกหรือไม่
ใช้เทคนิค Time Blocking จัดการเวลา
Time Blocking คือการกำหนดช่วงเวลาเฉพาะสำหรับแต่ละงาน แทนที่จะทำทุกอย่างหรือทำอะไรก็ได้ที่นึกถึงในขณะนั้น
วิธีง่าย ๆ คือเปิด Calendar ของตัวเอง แล้ว Block เวลาเหมือนการนัดประชุม เช่น
9.00-11.00 น. งาน Deep Work ที่ต้องใช้ความคิดสูง ไม่รับโทรศัพท์ ไม่เช็ก Email
11.00-12.00 น. ตอบ Email และ Message ที่ค้างไว้
14.00-15.00 น. ประชุม
15.00-17.00 น. งาน Creative หรืองานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์
การกำหนด "เวลาเช็ก Email" แทนที่จะเช็กตลอดทั้งวันเป็นตัวอย่างที่ดีมาก เพราะการถูกดึงความสนใจซ้ำ ๆ ทำให้สมองต้องใช้พลังงานเพิ่มในการกลับมาโฟกัสกับงานใหม่ทุกครั้ง ปัจจุบันมีตัวช่วยจัดการตารางและติดตามเวลาหลายตัวที่ใช้งานง่าย ลองนำมาประกอบกับการวางแผนเพื่อให้ระบบการทำงานของคุณชัดเจนและสม่ำเสมอยิ่งขึ้น
เรียนรู้ที่จะพูดว่า "ไม่" ให้เป็น
หนึ่งในเหตุผลที่คนทำงานหลายคนรู้สึกว่าเวลาไม่พอ ก็เพราะรับงานหรือรับคำขอมากเกินไปจนตัวเองรับไม่ไหวและไม่เหลือเวลา
การปฏิเสธไม่ใช่เรื่องผิดหรือหยาบคาย แต่เป็นทักษะที่มืออาชีพต้องมี เพราะถ้าคุณรับทุกอย่าง ผลที่ได้คือทำทุกอย่างได้ไม่ดีสักอย่าง ลองฝึกพูดให้ติดปาก เช่น "ขอบคุณมากที่นึกถึง แต่ตอนนี้มีงานที่ต้องทำที่วางแผนไว้แล้วอยู่พอดี ถ้าต้องการความช่วยเหลือในช่วงอื่นบอกได้เลยนะครับ" หรือ "ตอนนี้ไม่สะดวกรับงานเพิ่ม แต่ถ้าเลื่อนกำหนดการได้ถึงเดือนหน้าจะช่วยได้นะครับ"
Work-Life Balance ไม่ใช่แค่ความสมดุล แต่คือการเลือก
หลายคนเข้าใจผิดว่า Work-Life Balance หมายถึงการแบ่งเวลา 50-50 ระหว่างงานกับชีวิตส่วนตัว แต่ในความเป็นจริงมันไม่ได้แปลแบบนั้นเสมอไป บางช่วงงานอาจต้องการเวลามากกว่าปกติ บางช่วงชีวิตส่วนตัวก็ต้องมาก่อน สิ่งที่สำคัญกว่าคือการ "ออกแบบชีวิต" ให้ตรงกับลำดับความสำคัญของตัวเอง และมั่นใจว่าสิ่งที่สำคัญกับเราจริง ๆ ไม่ถูกตัดออกไปด้วยความเคยชินหรือความเร่งรีบ
และอีกเรื่องที่คนมักมองข้ามคือการพักผ่อน การบริหารเวลาที่ดีไม่ได้หมายความว่าต้องทำงานทุกนาทีที่มี งานวิจัยพบว่าการพักอย่างมีคุณภาพช่วยเพิ่มคุณภาพในการทำงานระยะยาวได้ดีกว่าการฝืนทำงานต่อเนื่องโดยไม่หยุด ลองกำหนดเวลาพักให้ชัดเจนเหมือนกับที่กำหนดเวลาทำงาน ไม่ว่าจะเป็นการทำงาน 90 นาทีแล้วพัก 15 นาที หรือวางโทรศัพท์หลังเลิกงานให้เป็นกิจวัตร สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่การเสียเวลา แต่เป็นการลงทุนให้กับตัวเองในระยะยาว
ลองถามตัวเองว่า ในอีก 5 ปีข้างหน้า คุณอยากให้เวลาส่วนใหญ่ในตอนนี้ถูกใช้ไปกับอะไร นั่นคำตอบที่แท้จริงของคุณ
บทสรุป
การบริหารเวลาไม่ใช่เรื่องของการหาเทคนิคมาทำให้ยุ่งมากขึ้น แต่คือการ "ทำสิ่งที่ใช่ ในเวลาที่เหมาะสม" ด้วยความตั้งใจและรู้จักตัวเองว่าเวลาถูกใช้ไปกับอะไรบ้าง จัดประเภทงานสำคัญออกจากงานเร่งด่วน ใช้ Time Blocking ปกป้องเวลาที่มีคุณค่า และอย่าลืมว่าการพักผ่อนก็เป็นส่วนหนึ่งของการใช้ชีวิตอย่างแท้จริง
เมื่อเราเริ่มมองว่าเวลาเป็น "ทรัพยากรที่มีค่าที่สุด" ไม่ใช่แค่สิ่งที่ผ่านไปเรื่อย ๆ เราก็จะเริ่มเลือกใช้มันได้อย่างชาญฉลาดมากขึ้น ทั้งในเรื่องงานและชีวิตประจำวัน
ร่วมงานกับ Hyperwork
การบริหารเวลาได้ดีคือจุดเริ่มต้นของการทำงานอย่างมืออาชีพ และเมื่อพร้อมก้าวสู่โอกาสใหม่ในชีวิตการทำงาน Hyperwork พร้อมเดินไปด้วยกัน
Hyperwork คือพาร์ตเนอร์ด้านการสรรหาบุคลากรที่เข้าใจทั้งฝั่งคนหางานและฝั่งองค์กรอย่างแท้จริง ไม่เพียงแค่ส่ง CV ให้บริษัท แต่ช่วยให้คุณนำเสนอตัวเองได้อย่างโดดเด่นและสะท้อนศักยภาพที่แท้จริงออกมาได้ชัดเจนที่สุด ตั้งแต่การปรับ Resume การเตรียมตัวสัมภาษณ์ ไปจนถึงการจับคู่คุณกับองค์กรที่ใช่ ฝาก Resume ไว้กับทีม Hyperwork แล้วเราจะช่วยพาคุณไปถึงโอกาสที่คุณมองหา
อ้างอิง
Covey, S. R. (1989). The 7 habits of highly effective people: Powerful lessons in personal change. Free Press.
Eisenhower, D. D. (1954). Address at the Second Assembly of the World Council of Churches, Evanston, Illinois. The American Presidency Project. https://www.presidency.ucsb.edu/documents/address-the-second-assembly-the-world-council-churches-evanston-illinois
Cirillo, F. (2006). The Pomodoro technique. FC Garage.
McKinsey Global Institute. (2012). The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies. McKinsey & Company. https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy
Newport, C. (2016). Deep work: Rules for focused success in a distracted world. Grand Central Publishing.
Tracy, B. (2004). Eat that frog! 21 great ways to stop procrastinating and get more done in less time. Berrett-Koehler Publishers.
ความคิดเห็น